Lorsqu’on utilise son compte e-mail aussi bien à titre professionnel que personnel, on est parfois surpris en regardant le statut de sa boîte e-mail (c’est vrai qu’en général, on préfère ne pas le voir). Surtout quand on y voit une information du type « 2967 e-mails ». Scroll down, take it easy.strong

Tu pourras tomber sur un e-mail vieux comme Mathusalem te souhaitant la bienvenue chez G-Mail et une confirmation d’un vol pour Bruxelles dont tu te souviens à peine (mais qu’est-ce que je voulais faire là-bas ?), quelques lignes furtives d’une flamme éteinte depuis longtemps, une demande de Meyer von Stünzi & Cie (qui travaille depuis au moins deux ans chez Dupont & Partenaires) et ainsi de suite. Des tas d’e-mails aussi insignifiants les uns que les autres. On conseille aux fashionistas de se débarrasser de chaque vêtement qu’elles n’ont pas porté depuis au moins deux ans.
Mais qu’en est-il des e-mails ? Ce que tu n’as pas lu depuis deux semaines, tu ne le regarderas plus jamais… Alors trie et fais le vide ! Sinon, tu risques de recevoir des appels te reprochant de ne plus être joignable par e-mail : fermeture pour cause d’encombrement !

Ta boîte e-mail est une to-do-list
La plupart des boîtes e-mails sont une collection improbable de messages lus et non lus, d’infos importantes et sans importance, d’affaires privées et professionnelles, d’actualités, de renseignements et de spams. Alors que la fonction première est toute simple : c’est une to-do-list. Tous les e-mails traités devraient être rangés et archivés immédiatement – et en ouvrant ton logiciel de messagerie, tu ne devrais trouver, en plus des nouveaux e-mails, que les messages à traiter.

1. Les e-mails, ça ne se consulte pas en permanence !
C’est toi qui choisis ton rythme de travail. Ne te laisse pas constamment distraire par des e-mails. Idéalement, détermine une plage horaire pendant laquelle tu traites tes e-mails. N’hésite pas à désactiver le signal sonore des e-mails entrants ; ton «emploi du temps» te dira quand tu devras traiter quelques e-mails en bloc. Commence par traiter les e-mails qui ne te prendront pas plus de trois minutes.

Ta boîte e-mail – un être mystérieux
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2. Supprime sans état d’âme.
Les e-mails inintéressants et inutiles pourront aller directement à la corbeille. Et si tu reçois des e-mails agaçants, pour lesquels tes collègues ou partenaires d’affaires te mettent, pour des raisons inexplicables, toujours en copie : demande-leur de te supprimer de leur liste de diffusion pour de tels messages.

3. Adieu aux newsletters.
Est-ce que tu supprimes immédiatement les newsletters XING, Ticketcorner, etc. ou est-ce qu’elles restent toujours quelques jours (et donc certainement quelques mois) dans ta boîte de réception ? Avec la fonction de recherche, recherche tous les expéditeurs de tels e-mails. Tu seras surpris ! Allez ouste, à la corbeille… Et n’oublie pas de te désabonner régulièrement des newsletters les plus énervantes.

4. Bonjour au filtre anti-spam.
La plupart des fournisseurs ont déjà équipé ta boîte e-mail avec des filtres anti-spam assez puissants. Aide-les en signalant les spams passés à travers les mailles du filet. Ainsi, tu ne seras plus embêté à l’avenir.

5. Investis une heure de ton temps.
Fais du tri dans ta boîte de réception et sois impitoyable ! Car 99 % des e-mails que tu n’as pas relus ne te manqueront jamais. Alors on s’en débarrasse.

6. Archive les e-mails importants dans des sous-dossiers.
Au lieu de collectionner les e-mails que tu souhaites conserver dans une liste interminable, range-les dans des sous-dossiers logiques. Fais par exemple un tri par clients. Ou par commandes, projets ou catégories. Ou par n’importe quel autre système judicieux. Tu peux même créer des sous-dossiers à l’intérieur de sous-dossiers. Et des sous-dossiers dans des sous-dossiers dans des sous-dossiers. Mais attention, là ça devient compliqué. Alors, limite tes niveaux de dossiers à un maximum de trois. Si tu en crées plus, tu es sûr de t’y perdre !

7. Moins ça défile, mieux c’est.
Imaginons que Petitruisseau SARL et Etang SA font partie de tes plus petits clients, Rivière Ltd. et Cascade SA de tes plus gros : numérote tes sous-dossiers par ordre d’importance. Ainsi, ils apparaîtront dans un ordre logique. Tes poignets t’en remercieront et tu pourras prévenir le « syndrome de la souris » très douloureux.

Voilà tout pour le moment. Mais il reste encore beaucoup à faire : nous en parlerons ici prochainement.

Ta boîte e-mail – un être mystérieux

Sandro Bertschinger

Sandro pendant longtemps, il a trouvé les ordinateurs relativement ennuyeux. L’élément déclencheur a été une console de jeux, à savoir un Amiga 500. Avec l’arrivée d’Internet et la possibilité de créer des sites Internet «cool», le thème des ordinateurs était plutôt au cœur des préoccupations. En 2001, il a alors croisé par hasard le chemin d’une SSII.

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