Le dernier article du blog était consacré au traitement pertinent des e-mails. Et nous devrions approfondir encore un peu le sujet… Donc, classer soigneusement ses e-mails dans des dossiers est une chose. Mais les retrouver facilement en est une autre ! Nous allons brièvement voir tout cela en prenant Outlook comme exemple. Bien évidemment, la plupart des autres programmes de messagerie contiennent des fonctions similaires.

1. Exit le programme de messagerie. Bienvenue au disque dur.
Je suppose que tu as sur ton disque un dossier par client ou projet. Si ce n’est pas le cas, félicitations pour ton flair de détective lorsque tu utilises ton PC ! Mais si c’est bien le cas, rien de plus simple : dans chaque dossier client ou projet, crée également un sous-dossier pour les e-mails.
Pour chaque e-mail que tu souhaites sauvegarder, il te suffit alors de le sélectionner, de cliquer sur l’onglet « Fichier », puis de choisir le dossier des e-mails du client ou du projet. Le mieux, c’est de sélectionner en même temps les pièces jointes ! Ensuite, tu peux supprimer sans hésitation l’e-mail de ta boîte de réception. Deuxième possibilité : tu sélectionnes l’e-mail concerné et le fais glisser avec la souris dans le dossier des e-mails du client ou du projet. Terminé !

2. Donne-lui donc un nom !
Les clients choisissent souvent des noms étranges pour l’objet. En tout cas plus étranges que ce que tu utiliserais toi. C’est pourquoi il est important que tu donnes aux e-mails un nom pertinent qui te permette de retrouver les contenus associés. Bien sûr, tu peux aussi simplement numéroter tous les e-mails. Ou peut-être même faire les deux. Comme ça, tu devrais t’y retrouver sans problème !

Classer ses e-mails de manière pertinente est une chose. Mais où et comment les retrouver?

3. Tu dirais plutôt : « Pas d’accord ! Les e-mails reçus doivent tout simplement rester dans la boîte de réception !
Ok, ça se comprend. Mais bon, c’est toujours utile d’organiser un peu ta boîte de réception. Notre conseil : crée des dossiers correspondants dans ta boîte de réception. Ainsi, tout ce que tu as déjà lu ne devrait plus traîner!
Tu peux par exemple organiser ta boîte de réception avec les dossiers suivants :

  • Dossier « En attente » : tu y ranges les messages qui pourront être supprimés lorsqu’un certain événement sera survenu. Par exemple, une confirmation de commande ou une validation d’activité.
  • Dossier « Répondre » : tu n’as pas le temps de répondre de suite. Tu peux donc classer l’e-mail dans ce dossier temporaire. Mais attention : si ce dossier devient trop volumineux, c’est que tu as un sérieux problème…
  • Dossier par projet : tous les e-mails associés à un certain projet sont classés dans ce dossier. Notre conseil : crée ce type de dossiers uniquement pour les projets importants, sinon tu n’y verras plus rien !
  • Dossier par activité : par exemple « A commander », « Rédiger une offre », « Facturer ».
  • Dossier « A lire » : à utiliser pour classer les e-mails intéressants que tu souhaites lire plus tard. Mais attention à ne pas tomber dans le piège du dossier fourre-tout ! Car avant que tu ne t’en rendes compte, ce dossier sera déjà tellement lourd qu’il te faudra un week-end entier pour réussir à tout lire. C’est pourquoi il est nécessaire d’y faire régulièrement le ménage. Tout ce qui a plus de trois mois peut aller directement à la corbeille, même si le titre du document joint semble si prometteur !
  • Dossier « Divers » ou « Général » ou « Fourre-tout » : à proscrire, car tu vas y stocker uniquement des messages inutiles qui encombreront pour rien ta boîte de réception. Tu devrais avoir mal au ventre rien que de penser à ce genre de dossiers !

Et maintenant le plus important : si tu as classé un e-mail dans l’un de ces dossiers, il doit disparaître définitivement de ta boîte de réception. Il doit être archivé dans le dossier de ton disque dur ou envoyé aux oubliettes en utilisant la fonction « Vider la corbeille ».

4. Impose des règles à tes e-mails !
Ton programme de messagerie regorge de fonctions. Il te permet par exemple de classer automatiquement les e-mails d’un certain expéditeur dans un dossier associé de la boîte de réception. Ou de transmettre immédiatement les e-mails d’un client donné à ton supérieur. Ou encore de répondre automatiquement à un certain type de messages. Etc, etc. Tu peux tout paramétrer dans « Outils », « Règles et alertes ». Mais n’oublie pas : un ordinateur n’est pas non plus un monstre d’intelligence. Il ne lira et n’évaluera pas les e-mails à ta place. Il fera simplement son boulot, plus ou moins bien. Il est donc utile de bien tester toutes les nouvelles règles que tu crées. Par exemple, dans l’« Assistant Gestion des messages », tu peux cliquer sur « Exécuter cette règle sur les messages déjà dans Boîte de réception ». Ainsi, tu verras vite si Outlook a bien compris ce que tu lui demandes !

Il ne nous reste plus qu’à te souhaiter bon courage, au cas où tu rencontrerais quelques difficultés avec cette nouvelle manière d’organiser ta boîte de réception ! Tu vas avoir besoin de pas mal de temps pour gérer tes e-mails, utilise-le à bon escient… !

Classer ses e-mails de manière pertinente est une chose. Mais où et comment les retrouver?

Sandro Bertschinger

Sandro pendant longtemps, il a trouvé les ordinateurs relativement ennuyeux. L’élément déclencheur a été une console de jeux, à savoir un Amiga 500. Avec l’arrivée d’Internet et la possibilité de créer des sites Internet «cool», le thème des ordinateurs était plutôt au cœur des préoccupations. En 2001, il a alors croisé par hasard le chemin d’une SSII.

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