Im letzten Blog ging es um den sinnvollen Umgang mit Mails. Dieses Thema sollten wir noch ein bisschen vertiefen … Denn: E-Mails fein säuberlich in Ordner ablegen ist das eine. Sie auch einfach wiederzufinden das andere! Am besten behandeln wir das Ganze kurz am Beispiel von Outlook. Natürlich gibt es auch in den meisten anderen Mailprogrammen entsprechende Funktionen.

1. Raus aus dem Mailprogramm. Ab auf die Festplatte.
Ich gehe jetzt einmal davon aus, dass du pro Kunde bzw. Projekt einen Ordner auf deiner Platte hast. Falls nicht: Gratulation für dein detektivisches Gespür bei der Arbeit am PC! Und falls doch, ist es ganz einfach: Lege in jedem Kunden- oder Projektordner einfach auch noch einen Mail-Ordner an. Jetzt kannst du jedes Mail, das du abspeichern willst, anwählen, auf die Registerkarte «Datei» klicken und dann den entsprechenden Kunden- oder Projekt-Mail-Ordner als Speicherort anwählen. Am besten gleich mit dem Anhang! Dann kannst du die Mail im Posteingang getrost löschen. Zweite Möglichkeit: Du packst die entsprechende Mail und ziehst sie mit der Maus in deinen Kunden- oder Projekt-Mail-Ordner. Und fertig!

2. Gib dem Kind einen Namen!
Kunden wählen oft merkwürdige Namen für den Betreff. Merkwürdigere jedenfalls als du wählen würdest. Deshalb: Gib den Mails einen sinnvollen Namen, der dir hilft, die entsprechenden Inhalte zu finden. Natürlich kannst du die Mails auch einfach durchnummerieren. Und vielleicht machst du gleich beides. Dann sollte alles klar sein!

E-Mails sinnvoll ablegen ist das eine. Aber wo und wie finde ich sie wieder
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3. Du findest: «Einspruch! Eingegangene E-Mails gehören nun einfach mal in den E-Mail-Eingang!»
Okay, das können wir verstehen. Gerade dann lohnt es sich aber, deinen Eingang ein bisschen zu organisieren. Unser Tipp: Lege einfach im E-Mail-Eingang entsprechende Ordner an. Denn was gelesen ist, sollte einfach nicht mehr offen herumliegen!
Möglichkeiten, deinen Eingang mit Ordnern zu strukturieren:

  • Ordner «Warten»: Hier legst du Nachrichten ab, die erst gelöscht werden können, wenn eine bestimmte Situation eingetreten ist. Zum Beispiel eine Bestellungsbestätigung oder eine Jobfreigabe.
  • Ordner «Beantworten»: Du hast gerade keine Zeit, eine Antwort zu schreiben. Dann kommt die Mail in dieses Zwischenlager. Aber Achtung: Wird dieser Ordner zu dick, hast du ein ernsthaftes Problem …
  • Ordner pro Projekt: Alle Mails, die einem bestimmten Projekt zugeordnet werden können, gehören hier hinein. Unser Tipp: Nur für die wichtigsten Projekte solche Ordner anlegen, sonst wird es unübersichtlich!
  • Ordner pro Tätigkeit: Beispielsweise «zu bestellen», «Offerte schreiben», «Abrechnen».
  • Ordner «zum Lesen»: Interessantes, das du später noch lesen willst, gehört hier hinein. Aber Achtung: Messie-Falle! Eh du es gemerkt hast, ist der Order schon so schwer, dass du schlicht nicht mehr nachkommst mit Lesen, ohne ein ganzes Wochenende dranzugeben. Deshalb: Regelmässig ausmisten. Alles, was über drei Monate alt ist, gehört in den Papierkorb. Auch wenn der Titel des angehängten Dokuments noch so verheissungsvoll klingt!
  • Ordner «Diverses» oder «Allgemein» oder «Grümpel»: Vergiss es. Dort drin wirst du nur Abfall sammeln, der deinen Posteingang unnötig belastet. Nur schon der Gedanke an derartige Ordner sollte dir Bauchweh machen!

Und jetzt kommt das Allerwichtigste: Hast du ein Mail in einem dieser Ordner bearbeitet, sollte es definitiv aus dem Eingang verschwinden. Je nachdem in der Ablage auf der Festplatte oder in der runden Ablage mit der Funktion «Papierkorb endgültig leeren».

4. Gib den E-Mails Regeln!
Dein E-Mail-Programm kann viel. Zum Beispiel Mails bestimmter Absender automatisch in einen bestimmten Ordner im Eingang legen. E-Mails bestimmter Kunden gleich an deinen Chef weiterleiten. Bestimmte Nachrichtentypen automatisch beantworten. Und so weiter. Unter «Extras» und «Regeln und Benachrichtigungen» kannst du alles einstellen. Aber denk dran: Sooo wahnsinnig intelligent ist kein Computer. Er wird die Mails nicht lesen und bewerten. Sondern einfach seinen Job machen – mehr oder weniger gut. Es lohnt sich also, alle neuen Regeln gut zu testen. Zum Beispiel mit einem Klick im «Regel-Assistenten» auf «Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner Posteingang befinden». Dann wirst du schnell sehen, ob dich dein Outlook begriffen hat!

Und jetzt: Unsere besten Wünsche! Nämlich zu harter Konsequenz bei deinem neuen Umgang mit deiner Mailbox. Du wirst weiterhin viel Zeit brauchen, um deine Mails zu managen. Nutze sie vernünftig …!

E-Mails sinnvoll ablegen ist das eine. Aber wo und wie finde ich sie wieder?

Sandro Bertschinger

Er fand Computer relative lange nicht so spannend. Ein Amiga 500 als "Game-Machine" war der Höhepunkt. Als das Internet aufkam und man entsprechend "coole" Webseiten machen konnte, kam das Thema Computer schon eher in den Mittelpunkt. Per Zufall kreuzte dann 2001 eine Internetfirma seinen Weg.

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