Wer sein Mailkonto geschäftlich und privat und miteinander und durcheinander nutzt, erschrickt zuweilen, wenn er auf seinen Mailbox-Status schaut (stimmt, normalerweise schaut man da lieber weg) – und da ganz bescheiden steht: 2967 E-Mails. Scroll down, take it easy.

Da stösst du auf einen uralten Beitrittsglückwunsch von G-Mail und auf eine Bestätigung für einen schon fast wieder vergessenen Städteflug nach Brüssel (was zum Teufel wollte ich dort?), auf ein paar verdrängte Zeilen einer längst erloschenen kurzlebigen Flamme, eine Anfrage von Meyer von Stünzi & Co. (der arbeitet doch seit mindestens zwei Jahren bei Häseli & Partner!) und so weiter. Eine bedeutungslose E-Mail um die andere. Modebewussten Damen wird empfohlen: Jedes Kleidungsstück, das du seit mindestens zwei Jahren nicht mehr getragen hast, muss raus.
Und wie ist das bei den E-Mails? Was du seit zwei Wochen nicht mehr gelesen hast, wirst du auch in Zukunft nicht mehr anschauen … Also: Aufräumen. Entpuffen. Sonst kommen plötzlich die Anrufe, dass du per Mail nicht mehr erreichbar bist: Wegen Überfüllung geschlossen!

Deine Mailbox ist eine To-do-Liste
Die meisten Mailboxen sind eine wilde Sammlung von Gelesenem und Ungelesenem, von Wichtigem und Unwichtigem, von Privatem und Geschäftlichem, von Nachrichten, Informationen und Spam. Dabei hat sie eine ganz einfache Funktion: Sie ist deine To-do-Liste. Abgearbeitete Mails sollten sofort versorgt und archiviert werden – und alles, was du beim Öffnen deines Mailprogramms vorfinden solltest, sind neben den neu hereingekommenen Mails die Nachrichten, die du noch bearbeiten musst.

1. Nicht die ganze Arbeitszeit ist E-Mail-Zeit!
Du bestimmst deinen Arbeitsrhythmus. Lass dich nicht dauernd von E-Mails stören! Am besten legst du eine Zeit fest, in der du deine E-Mails bearbeitest. Den Signalton für eingehende Mails darfst du ruhig ausschalten – dein «Stundenplan» sagt dir, wann du wieder einen Block Mails abarbeitest. Als Erstes bearbeitest du gleich die Mails, die nicht mehr als drei Minuten Zeit beanspruchen.

Deine Mailbox – das unbekannte Wesen
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2. Rigoros löschen.
Uninteressante und unnötige Mails gehören in den Papierkorb. Sofort! Und wenn du dich über Mails ärgerst, bei denen dich Kolleginnen, Kollegen und Geschäftspartner aus unerfindlichen Gründen immer mit auf das «cc» nehmen: Informiere sie darüber, dass sie dich bei solchen Nachrichten aus dem Verteiler nehmen sollen.

3. Newsletter raus.
Löschst du die XING-, Billigdrucker-, Ticketcorner- und Wohnungsportal-Newsletter jeweils sofort oder bleiben die jeweils noch ein paar Tage (und damit garantiert Monate) in deinem Posteingang? Suche (über die Suchfunktion) nach allen Absendern derartiger Mails. Du wirst staunen! Ab damit in den Papierkorb … Und: regelmässig die nervigsten Newsletter abbestellen!

4. Spamfilter rein.
Die meisten Provider haben schon ziemlich mächtige Spamfilter vor deine Mailbox geschaltet. Hilf ihnen – und markiere Spam, der trotzdem durch die Maschen geschlüpft ist, als solchen, wenn du in Zukunft davon verschont bleiben willst.

5. Investiere mal eine Stunde.
Miste deinen gesamten Posteingang gnadenlos aus. Denn 99 % der Mails, die du kein zweites Mal gelesen hast, wirst du je vermissen. Weg damit.

6. Wichtiges in Unterordnern ablegen
Statt dass du die E-Mails, die du behalten willst, in einer endlosen Liste sammelst: Versorge sie in sinnvollen Unterordnern. Zum Beispiel nach Kunden geordnet. Oder nach Aufträgen, Projekten, Kategorien. Oder sonst nach einem sinnvollen System. Du kannst auch Unterordner in Unterordnern anlegen. Und Unterordner in Unterordnern in Unterordnern. Aber du siehst: Jetzt wird es kompliziert. Beschränke deine Ordnerebenen also auf höchstens drei. Wenn es mehr sind, verirrst du dich garantiert!

7. Hilf dir, weniger zu scrollen.
Nehmen wir an, Abächerli GmbH und Abderhalden SA gehören zu deinen kleinsten Kunden, Zumbach Ltd. und Wasserfallen AG hingegen zu den grossen: Nummeriere deine Unterordner nach Wichtigkeit. So erscheinen sie dann auch in einer sinnvollen Reihenfolge. Du wirst damit deine Handgelenke extrem schonen und einem schmerzenden Mausarm vorbeugen.

So viel für den Moment. Aber es gibt noch viel mehr zu tun: Mehr darüber demnächst an diesem Ort.

Deine Mailbox – das unbekannte Wesen

Sandro Bertschinger

Er fand Computer relative lange nicht so spannend. Ein Amiga 500 als "Game-Machine" war der Höhepunkt. Als das Internet aufkam und man entsprechend "coole" Webseiten machen konnte, kam das Thema Computer schon eher in den Mittelpunkt. Per Zufall kreuzte dann 2001 eine Internetfirma seinen Weg.

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